En el entorno laboral contemporáneo, la adquisición de una plataforma de colaboración para el uso de los empleados se ha vuelto imprescindible. Todas las empresas, ya sean grandes o pequeñas, buscan alcanzar un equilibrio entre valor y coste al momento de obtener una plataforma. Por ende, al evaluar las opciones disponibles, el enfoque no se limita al coste inicial de la licencia, sino también en el Coste Total de Propiedad (CTP).
El CTP representa una métrica temporal que se encarga de evaluar el impacto económico completo de una inversión a lo largo de su ciclo de vida. En inversiones TI, abarca tanto el coste inicial, como los gastos proyectados a largo plazo. Para conseguir esto, el Coste Total de Propiedad abarca tres fases temporales denominadas como: Día 0, Día 1 y Día 2.
La primera fase conocida como Día 0, se enfoca en el coste inicial asociado con las licencias de la plataforma. En esta etapa, la empresa se dedica únicamente a obtener los derechos de uso y permite dar una visión general del presupuesto. El Día 1, comprende los costes únicos como lo pueden ser la formación de los empleados, los costes de despliegue y de implantación. Finalmente, la última fase llamada Día 2, trata de los costes continuos que conlleva la adquisición de una plataforma de colaboración como los gastos de mantenimiento de solución, soporte y administración.
En este contexto, Zoom, la plataforma líder de colaboración inteligente, ofrece una plataforma de colaboración impulsada por IA, con herramientas como: las funciones de IA generativas de AI Companion, telefonía en la nube y espacios de colaboración con vídeo. Además, es importante destacar que atiende cada fase del CTP, sin incluir costes adicionales con los servicios de pago asignados a su cuenta de usuario de Zoom.
Al considerar la adquisición de una plataforma de colaboración, es esencial que esta sea fácil de usar e intuitiva para los empleados, para así potenciar su trabajo y productividad. Un estudio de Metrigy de 2023 enfocado en el Coste total de Propiedad, comisionado por Zoom, demostró que en el 86% de los nuevos usuarios comienzan a trabajar en menos de 30 minutos, frente al promedio del 72% de otros proveedores. El estudio también comprobó que el 54% de nuevos usuarios no requirieron de una formación gracias a la facilidad de uso de Zoom, superando al 41% de los usuarios de Microsoft Teams.
En el sector TI, adquirir plataformas de colaboración a menudo implica gastos extras al recurrir a proveedores externos para funciones adicionales o al adquirir licencias complementarias. Todos estos factores se van sumando al CTP, afectando en mayor o menor medida el presupuesto. Si la plataforma de colaboración es sencilla de gestionar para los operadores de TI, los costes también pueden verse reducidos. El estudio de Metrigy comprobó que Zoom requirió un 15% menos de empleados de TI a tiempo completo para gestionar el mismo número de usuarios que otros proveedores evaluados en el estudio, generando ahorros. Este resultado se atribuye a la facilidad de administración de la plataforma.
La consultora especializada en tecnología ENLACE, reveló que las inversiones en tecnologías por parte de empresas españolas creció un 20% en 2023, y aumentarán un 10% adicional en este 2024. En un panorama donde la evaluación de CTP y las inversiones tecnológicas son cruciales, es muy importante examinar cuidadosamente todos los aspectos que la adquisición plataforma de colaboración impulsada por IA conlleva, para así tomar la mejor decisión a largo plazo.
