Según la “Guía de Gasto Mundial de Servicios en la Nube Pública” de la compañía IDC, las empresas europeas invertirán 113.000 millones de euros este año en la contratación de estos servicios, cifra que se doblará en 2026, alcanzando una inversión total de 239.000 millones. Para David Alonso, Country Manager en España de Sastrify, firma experta en la gestión y optimización de licencias de software as a service (SaaS), “las empresas han disparado la contratación de herramientas cloud para acelerar su digitalización y reducir gastos. Sin embargo, si no vigilan la evolución de sus modelos de suscripción, pueden acabar derrochando recursos fácilmente”.
Algunos ejemplos de ello, señalan desde la compañía, son la contratación de un número excesivo de licencias que los empleados no aprovechan, el tiempo dedicado a su mera gestión o el hecho inadvertido de que cuando un proveedor de SaaS aumenta sus servicios o añade nuevas funcionalidades, en múltiples ocasiones, también se produce un aumento del precio a pagar.
Según Alonso, “irónicamente para muchas empresas, en lugar de poner a la tecnología a trabajar para su negocio, ponen su negocio a trabajar para la tecnología. Esta acaba siendo, más que un método, un fin en sí mismo”. Para paliar esta situación, Sastrify ha recopilado las mejores prácticas a la hora de adquirir software empresarial para reducir el gasto y sacar un mayor partido a la inversión tecnológica de las empresas. Para este análisis, la compañía se ha basado en la experiencia con sus 150 clientes de 15 países distintos.
Fomentar una cultura digital: si una tecnología se adquiere, se usa
Una situación muy común en las grandes empresas es que los empleados desconozcan todas las herramientas y programas que tienen a su disposición. Muchos, incluso, recurren a alternativas “freemium” a título individual (como lo que ocurre normalmente con las herramientas de transferencia de archivos), desconociendo que cuentan con una opción más completa dentro de su organización.
Lo primero que debe considerarse a la hora de aprovechar al máximo las plataformas y servicios en la nube es hacer consciente a toda la plantilla de los servicios que se tienen contratados. Fomentar una cultura digital interna que empodere al usuario y le haga consciente de las herramientas que tiene a su disposición es algo básico.
Reducir los residuos: si no vale, a la basura
Con la vista puesta en la cuesta de enero, muchas personas aprovechan el final de año para prescindir de servicios que pagan regularmente pero que finalmente nunca consumen. ¿Quién no conoce a alguien que se desapuntó del gimnasio la segunda vez que lo pisó? Con los servicios en la nube ocurre exactamente lo mismo. En el momento de iniciar un nuevo negocio, es muy común contratar plataformas SaaS que ayuden a consolidarlo y crecer. No obstante, con el paso del tiempo muchas de ellas se quedan en el olvido.
Así, a la hora de optimizar costes, una segunda opción que debemos barajar siempre es eliminar los gastos innecesarios. Para ello, tendremos que hacer un listado de todas las licencias que tenemos contratadas y eliminar aquellas que directamente no empleamos. Ha llegado la hora de hacer hueco en el armario y sacar todo lo que no nos ponemos. Además, en el caso de necesitar una plataforma de manera intermitente, en muchas ocasiones existe la posibilidad de activar y desactivar el servicio según nos convenga.
Gestión de licencias: invertir con cabeza
Igual de importante que deshacernos de todo aquello que ya no utilizamos es hacer una buena gestión de las licencias a las que sí que damos uso. No se trata sólo de ganar espacio en el armario, sino de sacar partido a toda la ropa que nos hemos quedado. Es dar un paso más en aras de identificar y acabar con las ineficiencias.
Si se dispone de las herramientas adecuadas, podemos obtener la información necesaria para saber qué licencias son las verdaderamente rentables -aquellas cuyo contrato renovaremos- y cuáles convendría sustituir por otros servicios que puedan ofrecernos una mejor ratio calidad/precio.
Automatizar: dejar las cuentas al experto
¿Por qué exponernos al fallo de hacer una compleja operación matemática de cabeza si tenemos a nuestra disposición la fiabilidad de una calculadora? En línea con ello, otro paso a seguir siempre que sea posible es apostar por la automatización como un seguro ante eventuales errores humanos.
Existen funcionalidades que, a modo de “piloto automático”, se encargan de la supervisión de todas nuestras licencias SaaS. Esto no sólo agilizará todo nuestro proceso de gestión, sino que nos ayudará a evitar riesgos y sobrecostes imperceptibles a nuestros ojos, como es el caso de las renovaciones automáticas de licencias.
Renegociar el contrato: las palabras valen oro
Cuando ya contamos con un amplio volumen de plataformas, otra posibilidad para reducir costes es renegociar el precio de los contratos con los proveedores. Sobre todo, con aquellos servicios cuyo uso resulta imprescindible, pero cuyas licencias están próximas a caducar y suponen un gran gasto para el negocio.
Ante esta situación, la renegociación de contratos se consolida como un win-win que permitirá prolongar el uso de soluciones que verdaderamente necesitamos y, al mismo tiempo, que nuestro proveedor nos retenga como clientes. En definitiva, una alternativa muy útil para seguir empleando una misma plataforma, pero a un coste menor.
Apostar por plataformas SaaS: un sexto consejo que nunca está de más
A medida que se acentúa el uso de servicios en la nube, obtener la mayor rentabilidad de las licencias SaaS ya contratadas se vuelve un proceso paulatinamente más complejo. Esto puede acarrear un problema económico si se considera el gran desembolso de capital que estas inversiones suponen para muchas empresas, con independencia de su tamaño.
Por ello, apostar por la contratación de una plataforma que ofrezca soluciones de gestión de licencias SaaS es un punto diferencial ante este tipo de situaciones. Gracias al servicio que prestan estas firmas podremos poner en práctica las cinco pautas antes expuestas de manera externalizada. Sin tener la preocupación de tener que llevarlas a cabo de manera proactiva.
