La gestión de proyectos es, hoy, un denominador común en gran parte del ámbito profesional. Se trata de algo que alcanza cada vez más allá de las organizaciones dedicadas a la prestación de servicios, ya que hoy prácticamente cualquier compañía, de cualquier sector de actividad, necesita llevar a cabo dicha gestión. En muchos casos, la gestión por proyectos está en el mismo CORE del negocio y, en otros, tiene un calado más interno que, sin embargo, no es menos importante, dado que les permite a las organizaciones evolucionar y transformarse en un mundo de cambios y retos constantes.
Si miramos hacia atrás y analizamos la aplicación de la tecnología al mundo de la gestión de proyectos y su evolución, veremos que ésta ha girado siempre en torno al control económico-financiero. Se trata de un aspecto clave, que sin embargo no es el único.
Como resultado de este enfoque tradicional, en las soluciones de gestión ERP se ha apostado para el área por unas capacidades para el control económico-financiero exhaustivo que han ido proporcionando información clave, tanto a la organización, como al propio director de proyectos. Se trata, eso sí, de sistemas de control, no de inteligencia ni de colaboración, siendo sus capacidades necesarias, pero no suficientes y, por tanto, obligadas, pero poco útiles para el día a día de los responsables de proyectos.
Todas las capacidades fuera del control económico-financiero, que se echan en falta en la gestión de proyectos, obviamente llevan asociadas e implícitas una flagrante pérdida de rentabilidad, debida a la poca productividad y a la falta de control operativo. A modo de ejemplo, ¿en cuántas organizaciones, cuyo CORE sea la gestión por proyectos, se “conforman” con una validación a cierre de proyecto, enfocada en si se ha ganado o perdido dinero? ¿En cuántas empresas encontramos mecanismos de control y seguimiento organizativo que terminan siendo persecuciones al director de proyecto para que informe en el ERP y a “toro pasado”, de lo que ha sucedido aguas abajo?
Hoy, con tecnología moderna, es momento de olvidar los sistemas de control de proyectos basados exclusivamente en el control económico-financiero y de empezar a pensar en sistemas de inteligencia, de buscar la manera de dotar a los directores de proyecto de herramientas que faciliten, predigan y le ayuden en su gestión, defendiendo la rentabilidad de la organización. Obviamente, dichos sistemas también facilitarán el obligado control anterior, pero como resultado de la labor de gestión del propio director de proyecto.
Todas las piezas del puzle dentro de una única solución front-end
En la gestión de proyectos, tal y como la concebimos hoy, el director de proyecto concentra en una única solución “front-office” todas las piezas necesarias, aunando el control económico-financiero con la gestión de riesgos, las herramientas de planificación, el control de recursos y un largo etc. de elementos y variables.
Las aplicaciones para la gestión de proyectos de nueva generación apuestan por la Inteligencia Artificial para predecir los resultados de las operaciones, incluyendo tanto la predicción de rentabilidades futuras, como de las probabilidades de riesgos. Se trata, asimismo, de unos sistemas colaborativos, que facilitan la comunicación entre los recursos del proyecto y todos los departamentos involucrados, y todo ello, siempre disponible allá donde se precise: en movilidad, en la obra, en el proyecto, etc. Y recurriendo para ello, no a “n” sistemas diferentes que convierten la solución ofrecida en tediosa, compleja y poco operativa, sino a un único punto de control en el front-end.
¿De verdad creemos que es posible mejorar en la gestión de los proyectos con el uso de decenas de aplicaciones y miles de hojas de cálculo? Una solución de gestión de proyectos efectiva pasa por una única aplicación de front-end desde la que el director de proyecto es capaz de interactuar con todos los sistemas dónde reside la lógica de negocio de la organización. Y no hablamos de una quimera, sino de algo que sí es posible y que, hoy, de hecho, ya es una realidad, facilitado y posibilitado por las últimas tecnologías de gestión.
Hoy, gracias a las últimas innovaciones tecnológicas, las TIC se convierten en un verdadero facilitador para la gestión eficiente y rentable de proyectos en todo tipo y tamaño de organizaciones. Hablamos de unas tecnologías que ya no se enfocan sólo en el control tradicional, sino que son unos auténticos sistemas de inteligencia.
Eso sí, apostar por este nuevo enfoque y herramientas en el ámbito de la gestión de proyectos exige una transformación. Y para abordarla, se requiere de líderes modernos, digitales y disruptivos que entienden el verdadero papel de la tecnología en las organizaciones y su relevancia como palanca para la innovación.
