Las empresas ágiles tienen la capacidad de ajustar rápidamente su personal y sus procesos de negocio para crear más valor y reaccionar con mayor velocidad ante situaciones cambiantes. Sin embargo, desde una perspectiva financiera, puede resultar complicado definir los parámetros para cuantificar lo que entendemos por agilidad.
A continuación, nos sumergiremos en dos elementos específicos de la agilidad empresarial, explorando el papel de las finanzas a la hora de alinear datos, procesos y tecnologías que nos permitan soportar situaciones de cambio.
Implementar modelos continuos de escenarios: el análisis “Y si…”
Las condiciones volátiles exigen la capacidad de crear de forma rápida modelos para diferentes escenarios que ayuden a las empresas a responder con agilidad y perspicacia ante una perturbación del mercado. Según el artículo de McKinsey titulado Nunca más en piloto automático: Lecciones para los CFOs del COVID-19, los líderes financieros deben centrarse en tres o cuatro escenarios independientes que reflejen las perspectivas de ingresos y costes tanto a largo como a corto plazo.
En este informe se analiza cómo las empresas deben contar con una planificación de escenarios que incluya la perspectiva sobre las posibles duraciones de la crisis económica, la profundidad de ese declive y la rampa de ascenso a la siguiente normalidad. En todas ellas se deben tener en cuenta los resultados macroeconómicos específicos del país y las implicaciones específicas del sector, pero excluyendo la ejecución de cualquier iniciativa estratégica o la asignación de recursos hacia esas iniciativas.
La creación de modelos basados en diferentes escenarios mejora enormemente la agilidad y la flexibilidad del proceso de planificación al proporcionar cierta claridad sobre cómo el mundo podría actuar ante una serie de situaciones cambiantes. Con estos datos en la mano, los responsables financieros podrán tomar decisiones críticas en base a un análisis “Y si…” —también conocido “What-If” en inglés— impulsados por modelos multidimensionales basados en impulsores y datos concretos.
Del mismo modo, una planificación continua también abre la puerta a que las finanzas puedan realizar una nueva previsión de manera rápida, fácil y con acceso a datos reales de contabilidad en tiempo real. Un entorno empresarial dinámico requiere de la capacidad de hacer pronósticos con facilidad. Con agilidad en la planificación, las empresas pueden ahorrar tiempo a la hora de reducir las diferencias entre sus supuestos y las condiciones reales del mercado.
Aplicar de forma ágil y rápida los cambios de políticas y programas
En la vida y los negocios, los cambios ocurren de forma rápida y muy a menudo sin previo —o muy poco— aviso. La capacidad de una organización para trasladar sus dos activos más valiosos (como son los empleados y el dinero), al lugar donde más se necesitan no puede dilatarse en el tiempo y menos en momentos de crisis. Vivimos en un mundo en el que la instantaneidad es un requisito fundamental en muchos ámbitos; pero en el financiero, los sistemas legacy han demostrado que no pueden solventar de forma rápida las necesidades de una empresa en constante proceso de cambio y adaptación.
Este tipo de soluciones carecen de la agilidad y la flexibilidad en sus fundamentos y herramientas a la hora de apoyar de forma rápida y sencilla un cambio inesperado. Y esto, en el mundo actual, supone una gran desventaja.
Una organización que quiera mantener o aspirar a una posición de liderazgo en su sector debe estar preparada para apoyar a sus empleados cuando las circunstancias cambian y también para pivotar y cambiar de dirección en tiempo real. Si su arquitectura y sus procesos no están preparados para esos cambios, entonces tienen que enfrentar un gran problema. En el caso de empresas sujetas a limitaciones de sistemas legacy, muchos de estos cambios —como la modificación de flujos de trabajo o el cambio de los parámetros en un informe, de estructuras organizativas o de nómina— requerirán de la intervención del departamento de TI en detrimento de la agilidad y velocidad a la hora de acometerlos. Es de sobra conocido que estos proyectos de TI complejos pueden suponer una gran inversión de tiempo y en ocasiones se tornan frustrantes y agotadores.
Por ejemplo, ¿qué sucede si el departamento de finanzas necesita crear rápidamente un parámetro de medición para captar los costes relacionados con los gastos de emergencia? ¿Con qué rapidez puede ocurrir eso en los sistemas y procesos legacy? Y, lo que es más importante: ¿cuál es el impacto en la empresa en caso de no poder ejecutarlos a no ser que transcurran una cierta cantidad de horas?
La situación actual nos muestra que las finanzas requieren de más datos en tiempo real y de la capacidad de crear y mantener parámetros financieros a máxima velocidad. Los departamentos financieros deben disponer de la capacidad para crear estas nuevas dimensiones de análisis dentro su sistema para poder tener al momento una visión global y actualizada de la situación de la compañía. De esta forma, podrán también fijar controles y mantener flujos de trabajo sin necesidad de recurrir a cambios en el área de TI. Se trata de cambiar el paradigma tradicional y de dotar a las finanzas de un sistema intuitivo y construido para el cambio.
En momentos en los que los desafíos son una constante, las organizaciones deben encontrar nuevas formas de operar con agilidad. Esto puede nacer como respuesta a una situación de crisis, pero la necesidad de mantener los procesos de negocio lleva a las empresas —y en especial a los departamentos financieros— a situar la agilidad como la clave para poder superarla.
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