Un nuevo estudio de Microsoft, en el que se ha consultado a más de 9.000 directivos y empleados de empresas de más de 250 trabajadores de toda Europa, indica que los modelos de trabajo flexibles han llegado para quedarse. Un 95 % de los directivos considera clave la adaptación de la forma de trabajo para impulsar la innovación y la flexibilidad, dentro de sus prioridades de transformación empresarial.
En España la prioridad de los directivos coincide con la tendencia europea y, solo en los sectores de Sector Público, Industria y Servicios de Consumo la respuesta no es unánime, y un 8 %, 11 % y 17 % de los encuestados respectivamente indican que no consideran importante el impulso de este tipo de medidas.
Desde el comienzo de la Revolución Industrial, las empresas de toda Europa occidental han mantenido un ritmo de trabajo arraigado: una jornada laboral que, en muchos casos, consiste en entrar a las 9:00, salir a las 17:00 y dedicar bastante tiempo a los desplazamientos. Con la aparición de la COVID-19, este modelo, con más de 200 años de antigüedad, ha visto tambalear sus cimientos.
Microsoft, ha trabajado con multitud de clientes y partners en toda Europa, desplegando iniciativas como #TodosDesdeCasa, para facilitar el teletrabajo y que éstos pudieran seguir dando respuesta a las necesidades de sus propios clientes, sin poner en riesgo a sus empleados.
En un contexto en el que algunas empresas europeas comenzaban a reabrir sus oficinas extremando los protocolos de seguridad y otras volvían a cerrar sus instalaciones, Microsoft ha puesto en marcha este estudio, elaborado por Boston Consulting Group y KRC Research, para ayudar a las organizaciones a enfrentarse a un clima marcado por la incertidumbre y proporcionarles una visión sobre las experiencias de los profesionales en la adopción del teletrabajo, así como sus expectativas de futuro.
Consenso entre directivos y trabajadores: el trabajo flexible e híbrido ha llegado para quedarse
Pese a que los empleados siguen apreciando el valor de acudir a la oficina, al menos a tiempo parcial, el estudio revela que, de media, tanto en Europa como en España, a los trabajadores les gustaría pasar al menos un tercio de su tiempo fuera del entorno tradicional de oficina. En cualquier caso, los profesionales consideran que el tiempo que pasan en la oficina es muy valioso para estrechar lazos con sus compañeros.
De manera similar, los directivos prevén una forma distinta de trabajar a corto plazo. La evolución del escenario de trabajo debido al impacto de la COVID ha sido radical. Hace tan solo un año solo el 15 % de las empresas contaba con una política de teletrabajo. En el momento actual esa cifra ha crecido hasta el 76 % en Europa, alcanzando un 83 % en España. Los directivos han visto la oportunidad de mantener el aumento de productividad que han experimentado en este contexto, al mismo tiempo que logran mejorar la implicación de los empleados. En este sentido, en Europa, ocho de cada diez directivos indican que el teletrabajo ha traído asociada una productividad igual o mayor, y un 56 % ve en los modelos de teletrabajo un factor importante para la retención de talento en las organizaciones. De hecho, esta cifra crece hasta un 76 % en España.
El teletrabajo facilita la productividad, pero frena la innovación
En los últimos meses, muchos clientes de Microsoft han manifestado que el verdadero reto del teletrabajo no tiene que ver con la continuidad empresarial o la productividad, sino que reside en lograr que los equipos sigan bien cohesionados y conectados con la cultura de la compañía.
Cuando las personas pasan juntas cinco días a la semana es fácil estrechar lazos personales, ya sea en momentos distendidos, durante la comida o al colaborar de forma estrecha para cumplir plazos ajustados. Además, en un entorno de oficina, los directivos tienen ocasión de interactuar y charlar con los empleados de un modo más informal. Todas estas circunstancias sociales, en apariencia sencillas, suman y tienen una gran repercusión en la salud de una empresa y en la cultura de equipo.
La innovación surge cuando las personas se sienten parte de un equipo y orgullo de pertenencia a la organización. En este sentido, el teletrabajo trae asociado tres retos muy relevantes: mantener la cultura empresarial, cohesionar los equipos y lidiar con una cantidad cada vez mayor de silos.
Tomando todos estos datos como referencia, cabe esperar una caída en la innovación, ya que es más difícil que las nuevas ideas prosperen en un entorno en el que las personas se sienten más desconectadas de la empresa y de sus compañeros. Los resultados de un estudio similar de Microsoft hace un año indicaban que el 56 % de los directivos europeos -y el 73 % de los españoles-, pensaban que sus empresas eran innovadoras en cuanto a productos y servicios básicos. Este año el resultado arroja una cifra muy diferente, rebajando esa percepción al 40 % de los directivos europeos y 41 % de los españoles.
Claves para aumentar la productividad y la innovación en un mundo híbrido
Con la evolución de los modelos de trabajo, Microsoft ha identificado aspectos críticos a la hora de continuar impulsando la productividad y la innovación en un mundo que se ha visto obligado a evolucionar debido a la pandemia. Entre ellos destacan:
Conferir mayor autonomía a los equipos
Los empleados de empresas que destacan tanto en a cuanto a productividad como a innovación hablan de una experiencia laboral muy distinta a los de otras empresas similares que solo sobresalen en materia de productividad.
Estos trabajadores tienen muchas más probabilidades de sentirse libres para tomar decisiones y abordar su trabajo como mejor consideren para alcanzar los objetivos. Por ejemplo, tienen muchas más probabilidades decidir sin la implicación de su jefe (un 57 % frente a un 33 % de los que trabajan en empresas menos innovadoras, cifra que crece hasta el 67 % frente al 35 % en España). También tienen la sensación de que no pasa nada si se equivocan, concretamente un 75 % frente a un 51 % en culturas menos innovadoras, cifra que se sitúa en un 58 % frente a un 39 % en España, reflejando que los trabajadores españoles se muestran más preocupados por las consecuencias de sus errores.
A tenor de los resultados, Microsoft identifica como un buen modelo de liderazgo aquel que confía en los equipos y les da mayor autonomía para abordar los retos del modo que consideren más oportuno. En este sentido, el modelo de dirección debería centrarse en eliminar obstáculos a nuestros empleados, no en la realización de micro-gestión. Asimismo, en cualquier empresa que busque innovar, los fracasos y los errores no deberían ocultarse ni penalizarse, dado que son una forma de aprender, adaptarse y crecer.
Proteger el tiempo de concentración de los empleados
El concepto mindfulness se ha vuelto bastante popular en los últimos años. Describe cuando una persona es capaz de dedicar toda su atención a la tarea presente que le ocupa. Esto ayuda a mejorar los resultados y permite a la persona un mayor disfrute del trabajo que realiza.
Fomentar la atención plena es una gran manera de impulsar la innovación. Aproximadamente un 70 % de las personas capaces de trabajar de esta forma afirman tener mayor iniciativa a la hora de sugerir nuevas soluciones para abordar problemas o proponer ideas para trabajar con más eficacia.
Ayudar a los profesionales a mantener esa atención plena consiste en garantizar que cuenten con la formación adecuada mediante herramientas como Microsoft Teams y que usen funcionalidades como “No molestar”. Esto les dejará asumir el control de su jornada y dedicar más tiempo a las tareas que requieran mayor concentración.
Apoyo a los responsables de equipos con formación y coaching
Para muchos responsables de equipo, este año han tenido que dirigir a personas que estaban trabajando a distancia por primera vez. De hecho, un 61 % admite que aún no ha aprendido a delegar ni a dar autonomía a sus equipos virtuales, cifra que se sitúa en el 58 % de los responsables de equipo en España.
Para ofrecer el mejor apoyo posible a los empleados, es fundamental que los responsables cuenten con las habilidades necesarias para este nuevo modelo híbrido. Maximizar el potencial de un equipo remoto o híbrido requiere de un conjunto de habilidades diferente, no solo para asegurar que los objetivos empresariales se cumplan, sino también para fomentar, desarrollar y poner en marcha nuevas ideas. Así pues, revisar los programas de formación para los responsables de equipos es un paso importante para muchas organizaciones.
Resulta evidente que los últimos meses han sido extremadamente complicados para todos los directivos, ya que han tenido que gestionar dos prioridades igualmente críticas: mantener la continuidad empresarial y cuidar la salud de los trabajadores. Por tanto, no es de extrañar que solo la mitad de los responsables de equipos afirmen sentir que reciben el apoyo que necesitan por parte de sus superiores. Esto apunta a que podría existir una oportunidad para que muchas empresas retomen o incrementen sus programas de coaching y mentoring para sus mandos intermedios.
Principales conclusiones
Tras todas estas consideraciones, la principal conclusión es que el éxito del trabajo en equipo en un mundo más híbrido va más allá de contar con las herramientas tecnológicas adecuadas. La innovación prospera cuando las personas pueden comunicarse con sus compañeros, asumir riesgos de forma inteligente y ser proactivos cuando se les ocurren ideas nuevas. Así pues, el desafío para las empresas reside en asegurarse de que sus profesionales se sienten conectados con sus compañeros y perciben claramente cómo el trabajo en equipo contribuye a hacer realidad la visión de la empresa. Los mejores equipos se caracterizarán por su productividad y por el compañerismo, la empatía y la confianza que sientan todos y cada uno de sus miembros. Esta es la clave y la cara más humana de la innovación.
