La Universidad Católica de Ávila (UCAV) ha llevado a cabo un ambicioso proceso de digitalización, con el apoyo de las últimas tecnologías de Oracle. La entidad ha abordado la transformación profunda de su estructura y procesos en sus áreas de gestión administrativa, académica y docente, convirtiéndose en una auténtica Institución 4.0.
Una entidad educativa joven con la tecnología por bandera
La tecnología, que ha sido el eje vertebrador del cambio de la UCAV, se seleccionó por los profesionales de su Centro de Proceso de Datos (CPD) tras un cuidadoso análisis, en el que el ente decidió apostar por proveedores tecnológicos reconocidos que le ofrecían seguridad, fiabilidad y la versatilidad necesaria para adaptarse a todas sus necesidades.
Decidimos apostar por la educación en línea, “consolidando este modelo de evolución a través de un sistema tecnológico más robusto, tanto en su concepción como por su apoyo en grandes proveedores tecnológicos”, explica Vicente Enciso, gerente de la UCAV.
Entre las herramientas usadas para que la UCAV pueda culminar un proceso de digitalización consistente y con garantías, destaca la solución de Oracle PeopleSoft Campus, una de las primeras desplegadas en la organización.
En la actualidad, la misma soporta con éxito el “core” de la organización y todo lo relacionado con la gestión administrativa de los alumnos, desde su preinscripción y matriculación, pasando por la asignación de docentes, la gestión de actas y las convocatorias especiales, hasta el manejo de los planes de estudio, donde toda está información está registrada y centralizada en Oracle PeopleSoft Campus.
Las soluciones de última generación de Oracle también han sido claves para la digitalización de un proceso tan sensible como es la entrega de títulos. Con Oracle PeopleSoft Campus la UCAV gestiona todos los procesos asociados, como la documentación, su envío al Ministerio de Educación y su tramitación. Gracias a estas capacidades, la Universidad se ha adaptado a las exigencias del momento actual y puede entregar los títulos en formato digital, con todas las garantías y cumpliendo la normativa vigente.
“Hoy, desde su primera llamada, hasta que recibe su título, el alumno va interactuando con la Universidad, sin saber que por detrás hay todo un continuo de herramientas tecnológicas integradas que se comunican y recaban datos, para que, con un esfuerzo mínimo desde el punto de vista administrativo, podamos centrar todo nuestro esfuerzo en su formación”, afirma el Gerente de la UCAV.
Otro de los pilares del proyecto ha sido la digitalización de las relaciones con los empleados que descansa en Oracle HCM Cloud. Con esta solución, dotada de la última tecnología en la nube, los empleados de la UCAV cuentan con su espacio propio: un portal en el que pueden llevar a cabo en remoto y a través de sus móviles, todos aquellos tramites que realizarían presencialmente con la administración de la Universidad, como la solicitud de vacaciones, la recogida de nóminas y un largo etc. de procesos.
La digitalización apoyada en tecnologías de última generación
La evolución global de la Universidad indica claramente sus aciertos, tanto en la elección de su modelo de negocio, como de la estructura tecnológica que lo soporta. En la última década, la UCAV ha experimentado un crecimiento muy importante en estructura y volumen.
Ha pasado de los 400 alumnos, a los cerca de 7.000 en la actualidad. Otro de sus logros alcanzado con la ayuda de las nuevas tecnologías, ha sido un índice de abandono inferior al 10% respecto al total de alumnos matriculados, en el último curso 2019/2020.
La digitalización con tecnología Oracle ha permitido que la Universidad registre unos ahorros en recursos económicos muy importantes y que, además, mejore y simplifique todos sus procesos de gestión administrativa. Su equipo ahora es más eficiente en sus tareas y puede dedicarse en cuerpo y alma a lo más importante para la UCAV, que son sus alumnos.
El proyecto también ha mejorado el control interno de las gestiones con el alumnado, asegurando su adecuada atención con una trazabilidad en las actuaciones que también sienta las bases para la mejora continua.
La gestión del dato, clave para la mejora continua de la organización
Sin lugar a dudas, uno de los principales logros estratégicos del proyecto ha sido la gestión de los datos. Con las soluciones de Oracle, la Universidad ahora obtiene información de todos los procesos llevados a cabo y cuenta con datos clave para seguir invirtiendo en su organización, para anticipar el abandono o la desmotivación de sus alumnos y docentes, para la mejora continua de sus procesos y un largo etc. de oportunidades.
Para los responsables de la organización, el gran logro del proyecto de transformación con Oracle no ha sido la digitalización de áreas concretas, sino su integración, que es lo que ha permitido que la UCAV se convierta realmente en una institución 4.0.
Clave para el éxito de la iniciativa también ha sido la gestión del cambio, que se ha conseguido al involucrar a todo el personal de la Universidad, a quien se ha brindado la formación y motivación adecuadas, para lograr que el cambio pase a formar parte de la cultura de la entidad.
