Zoom Video Communications ha anunciado que Zoom Docs, su solución de documentos colaborativos basada en IA, ya está disponible. Zoom Docs, impulsado por Zoom AI Companion, el asistente generativo de IA de la compañía, está disponible sin coste adicional para mejorar la productividad y la colaboración sin fisuras en Zoom Workplace.
«Zoom Docs es nuestro primer producto de Zoom Workplace con IA generativa incorporada desde el principio; transforma sin esfuerzo la información de Zoom Meetings en documentos y bases de conocimiento procesables, para que los equipos puedan mantenerse centrados en un trabajo significativo», afirma Smita Hashim, directora de producto de Zoom. «Zoom Docs se incluye sin coste adicional con las licencias de pago de Zoom Workplace, creando aún más valor para nuestros clientes. Con AI Companion disponible en cada paso del camino, Zoom Docs está diseñado específicamente para capacitar a las personas a «trabajar felices» y que dispongan de más tiempo para otras actividades”
Zoom Docs transforma la colaboración en equipo
Zoom Docs puede ayudar a resolver retos críticos a los que se enfrentan los equipos de trabajo modernos, como el tiempo perdido en tareas repetitivas, la sobrecarga de información y la facilitación de la alineación interfuncional. Al utilizar Zoom AI Companion para convertir los resultados de las reuniones en documentos procesables, Zoom Docs puede impulsar la creación de contenidos y adaptarse a las diferentes necesidades individuales y de equipo para ayudar a aumentar la productividad de los trabajadores.
Las capacidades de Zoom Docs basadas en IA ayudan a los usuarios de Zoom Workplace a trabajar en equipo de forma más colaborativa y eficaz, optimizar la productividad manteniendo la información organizada y reducir los silos permitiendo a los equipos comunicarse y compartir información de forma más fluida.
Casos de uso potenciales para Zoom Docs
Zoom Docs introduce una serie de herramientas que mejoran significativamente la colaboración y la eficiencia en el entorno laboral. En el ámbito de las reuniones, Zoom Docs, junto con AI Companion, transforma la forma en que los equipos colaboran. Esta integración permite convertir el contenido de las reuniones en documentos significativos, centralizando toda la información relevante en resúmenes accesibles a través de los meeting docs. Además, facilita la coedición de documentos en tiempo real durante las reuniones, lo que optimiza la productividad y asegura que todos los participantes estén alineados.
Para la creación y gestión de documentos empresariales, Zoom Docs se convierte en un aliado indispensable. Ya sea que se trate de redactar contenido, desarrollar propuestas de negocio o elaborar informes, AI Companion simplifica estos procesos. La herramienta permite generar, revisar, resumir y traducir contenido de manera eficiente, lo que resulta especialmente útil para equipos que operan a nivel global, eliminando barreras lingüísticas y facilitando la comunicación.
La planificación de proyectos, a menudo un proceso complicado y caótico, también se ve beneficiada por Zoom Docs. Ofrece plantillas que ahorran tiempo y recursos, ayudando en la creación de resúmenes de proyectos y en el seguimiento de su progreso. Estas plantillas son aplicables a una variedad de casos de uso, como lanzamientos de productos, campañas de marketing y gestión de eventos. Zoom Docs no solo consolida todos los materiales relacionados con el proyecto, sino que también mejora la visibilidad del mismo a través del seguimiento de progreso, actualizaciones de estado y la gestión de plazos.
Finalmente, Zoom Docs se posiciona como un centro de información robusto, ideal para la creación de bases de conocimiento, la incorporación de nuevos equipos y el seguimiento de objetivos. Los usuarios pueden construir wikis detallados que sirven como una única fuente de información, garantizando que todos los miembros del equipo tengan acceso a los recursos necesarios y a una información consistente y actualizada.
Las funciones adicionales de IA ayudan a los equipos a hacer su mejor trabajo
Con el respaldo de AI Companion, Zoom Docs transforma la forma en que los equipos manejan la información y simplifican sus flujos de trabajo para alcanzar resultados óptimos. Esta herramienta permite convertir los resúmenes de reuniones generados por AI Companion en documentos fácilmente editables, lo que reduce significativamente el tiempo dedicado a la toma de notas y evita la tediosa tarea de copiar manualmente la información en un documento compartido. Además, ofrece plantillas especializadas para diferentes tipos de reuniones, como uno a uno, reuniones rápidas, sesiones de brainstorming, actualizaciones de proyectos, discusiones, preguntas y respuestas, éxito del cliente, comentarios de usuarios, entre otras.
Zoom Docs también facilita la generación de contenido a partir de las transcripciones de reuniones proporcionadas por AI Companion. Los usuarios pueden aprovechar comandos o consultas personalizados, así como opciones preestablecidas, para crear y revisar contenido de manera eficiente.
Además, AI Companion se encarga de revisar y resumir contenido complejo, como artículos, planes y esquemas, permitiendo cambiar el tono y el estilo según sea necesario, corregir errores gramaticales y ortográficos, y traducir contenido a nueve idiomas, con la promesa de ampliar el soporte a más lenguas en el futuro. Esto resulta especialmente valioso para equipos multilingües que requieren una comunicación clara y precisa en diferentes idiomas.
Maximiza la efectividad de las reuniones para lograr mejores resultados
Las reuniones son fundamentales en Zoom Workplace, y Zoom Docs mejora esta experiencia al potenciar la colaboración antes, durante y después de las mismas, permitiendo a los usuarios mantenerse más alineados y alcanzar mejores resultados.
Zoom Docs facilita la gestión de reuniones y la colaboración en equipo con una serie de herramientas integradas que mejoran la eficiencia y la conectividad. Puedes iniciar y programar reuniones directamente desde un Zoom Doc, permitiendo una conexión rápida con tus compañeros y agilizando los flujos de trabajo. Durante las reuniones, es posible crear, compartir y coeditar documentos en tiempo real. Los asistentes pueden seguir al presentador, hacer comentarios y coeditar el documento sin necesidad de salir de la ventana de la reunión, lo que garantiza una experiencia colaborativa fluida. Incluso aquellos que se conectan desde dispositivos móviles pueden participar en la visualización de la colaboración en documentos sin necesidad de iniciar sesión.
Además, Zoom Docs permite crear un documento editable y compartible que contiene toda la información relevante de la reunión, presentado en un formato personalizable. La gestión de permisos se ha simplificado enormemente, permitiendo compartirlos de manera masiva para todos los asistentes a la reunión, lo que reduce el tiempo dedicado a configurar accesos. También es posible otorgar acceso temporal a los asistentes para que colaboren durante la reunión. Adicionalmente, los usuarios pueden compartir Zoom Docs en canales de Team Chat y con individuos específicos en chats directamente desde la misma plataforma.
Finalmente, la capacidad de compartir documentos se extiende a todo Zoom Workplace. Puedes compartir documentos a través de Zoom Team Chat o Zoom Mail, o invitar a tus compañeros a colaborar en tiempo real durante las reuniones de Zoom Meetings, lo que simplifica el proceso de edición y asegura que todos los involucrados estén alineados y puedan contribuir de manera efectiva.
Realiza el trabajo en un solo lugar para obtener mejores resultados
Adapta los documentos a las diferentes necesidades individuales y de equipo para mantener la colaboración fluida y la información organizada.
Zoom Docs permite una personalización avanzada de documentos mediante el uso de bloques de contenido que incluyen textos, tablas, imágenes, gráficos y más, lo que optimiza la eficiencia y reduce la necesidad de gestionar información en múltiples aplicaciones. Puedes agregar tablas de datos que facilitan la colaboración y la planificación del equipo, permitiendo un seguimiento efectivo de tareas y proyectos. Para hacer los documentos más atractivos y funcionales, es posible incorporar listas de verificación, imágenes, videos y destacados, además de utilizar un diseño de varias columnas que ofrece mayor flexibilidad en la organización del contenido.
Zoom Docs también permite la inserción de contenido desde todo Zoom Workplace y de aplicaciones de terceros, como Zoom Whiteboard, Google Drive, Figma, X y YouTube, centralizando la información y haciéndola fácilmente accesible. Para mantenerte organizado, puedes destacar los documentos que usas con mayor frecuencia o filtrarlos rápidamente por autor, facilitando así un acceso rápido y eficiente.
Optimiza la colaboración en equipo
Reduce los silos y mantén a los colaboradores informados, conectados y alineados.
Zoom Docs ofrece potentes herramientas para supervisar el progreso de los proyectos mediante el uso de tablas, listas de verificación y rastreadores que permiten controlar actividades, fechas de vencimiento, estado y responsables asignados. Estas herramientas pueden visualizarse en diversas vistas, como tableros Kanban, calendarios y galerías, lo que facilita el seguimiento detallado y personalizado del trabajo.
Para mantener la información organizada y accesible, Zoom Docs permite la creación de wikis dedicadas donde los equipos pueden centralizar todos sus documentos compartidos. Esto asegura que la información esté siempre al alcance de todos los miembros del equipo en un solo lugar. Además, las tablas de datos en Zoom Docs pueden agruparse, filtrarse, ordenarse y buscarse, lo que facilita la visualización de la información y permite localizar rápidamente los datos necesarios para cualquier tarea o proyecto.
La colaboración en tiempo real es otro de los puntos fuertes de Zoom Docs, permitiendo que hasta 100 usuarios editen simultáneamente un mismo documento. Los usuarios también pueden etiquetar a sus compañeros de equipo en ediciones y comentarios, lo que mejora la comunicación y la coordinación dentro del equipo. Asimismo, es sencillo añadir, eliminar y modificar los permisos para compañeros internos y usuarios externos, asegurando que el contenido de los documentos se comparta y colabore de manera segura y controlada.
Zoom Docs, junto con AI Companion, está disponible en todos los planes de pago de Zoom Workplace. Los usuarios con planes gratuitos pueden crear hasta 10 documentos compartidos e ilimitados documentos personales sin acceso a AI Companion, aunque tienen la opción de actualizar a los planes Zoom Workplace Pro, Business o Enterprise para desbloquear todas las funciones avanzadas de AI Companion en Zoom Workplace, incluidos los documentos. Además, los propietarios y administradores de cuentas tienen la capacidad de activar o desactivar AI Companion para Zoom Docs según las necesidades de su equipo.
Zoom Docs está disponible a partir de hoy para los usuarios de la aplicación Zoom Workplace, versión 6.1.6 o posterior, que se puede descargar desde el sitio web de Zoom, y los usuarios también pueden acceder a Zoom Docs desde la página web de Docs o la aplicación web de Zoom.
